Conflict of interest policy/2021 updates/ar

المقدمة

تمهيد

في شهر يونيو\حزيران 2021، التزم المجلس العام لمؤسسة ويكيميديا بتحضير تحديث لسياسة تضارب المصالح التابعة للمؤسسة. يمكن مطالعة النسخة الحالية من السياسة في ويكي المؤسسة. تصف هذه السياسة القوانين والعمليات المتعلقة بالأوقات التي قد يكون فيها أحد أعضاء مجلس أمناء المؤسسة أو قيادة الموظفين مصالح خارج المؤسسة تتعارض مع واجباتهم تجاه المؤسسة. لا يتعلق الأمر بالتحرير المدفوع أو تضارب المصالح في التحرير في مشاريع ويكيميديا، التي تحكمها سياسات منفصلة.

كُتب تحديث مسودة السياسة بناءً على سياسات تضارب المصالح النموذجية، وأفضل الممارسات للتعامل مع تضارب المصالح، وإرشادات من خبراء قانونيين خارجيين بشأن الحوكمة غير الربحية، والنقاط التي أثيرت في مناقشة المجتمع المتعلقة بتضارب المصالح التي جرت في وقت سابق من هذا العام.

ملخص التحديثات

أُعيدت كتابة العديد من عناصر سياسة تضارب المصالح الحالية وإعادة ترتيبها في هذا التحديث. الهدف من هذه التغييرات هو إضافة تفاصيل وتوضيح السياسة فيما يتعلق بوقت تطبيق السياسة والإجراءات التي تتطلبها. التغييرات الجوهرية الرئيسية هي:

• توسيع نطاق تطبيق سياسة تضارب المصالح على الإجراءات والتعاملات المحتملة مع الأمناء والمديرين التنفيذيين السابقين لمدة 12 شهرًا بعد خروجهم من مناصبهم.
• منع مجلس الإدارة من الموافقة على الإجراءات التي تنطوي على تعيين أمناء كموظفين أو متعاقدين قبل مضي 6 أشهر بعد خروجهم من المجلس.
• إضافة خطوة "تقييم تضارب المصالح" لمجلس الأمناء لتحديد ما إذا كان هناك تضارب فعلي في المصالح.

الملاحظات والانطباعات مطلوبة

الهدف من فترة الحصول على الملاحظات هو الإجابة عن الأسئلة التالية:

• هل هناك جوانب غير واضحة في مسودة السياسة؟

• هل يوجد أي أمور لغوية مربكة؟
• هل الإجراء الموضّح في السياسة مربك؟

• هل يوجد فجوات في السياسة؟

• ما هي حالات تضارب المصالح التي تثير قلقك؟
• هل تغطي السياسة هذه الحالات؟

الخطوات التالية

ستستمر فترة الحصول على الانطباعات حتى 22 نوفمبر 2021

بعد فترة جمع الملاحظات والانطباعات، سيعمل كلٌ من الفريق القانوني التابع للمؤسسة ولجنة الحوكمة في مجلس الأمناء على مراجعة السياسة استجابةً لملاحظات المجتمع.

بعد أن تراجع لجنة الحوكمة السياسة، ستُعرض على المجلس بأكمله لاعتمادها رسمياً.

يعتمد التوقيت الدقيق لتنفيذ هذه الخطوات على الجداول الزمنية ومسؤوليات مجلس الأمناء ولجنة الحوكمة الأخرى. ومع ذلك، يجب أن تكتمل جميعها بحلول نهاية مارس 2022.

مسودة السياسة

الغرض

مؤسسة ويكيميديا هي منظمة غير ربحية مكرسة لخدمة الجمهور من خلال متابعة مهمة المعرفة الحرة. يقع على عاتق الأفراد الذين يشغلون مناصب قيادية في المؤسسة واجب إدارة شؤون المؤسسة بطريقة تتفق مع هذه المهمة، وعدم تعزيز مصالحهم الشخصية أو مصالح أي طرف ثالث. تهدف هذه السياسة إلى تقديم إرشادات لمساعدة أمناء مؤسسة ويكيميديا والمسؤولين والمدراء التنفيذيين والموظفين الرئيسيين على تحديد الحالات التي قد يكون لهم فيها مصلحة شخصية قد تثير التساؤل حول واجباتهم المتمثلة في الولاء الكامل للمؤسسة، وتحديد إجراءات التقييم ومعالجة أي تضارب في المصالح إذا نشأ.

التعريفات

تضارب المصالح

ينشأ تضارب المصالح في المواقف التي:

• تتنافس فيها المصالح الخارجية للشخص المعني مع مصالح المؤسسة؛
• تدخل فيها المؤسسة في إجراء مشمول مع شخص معني أو طرف ذي صلة؛ أو
• ينقسم الشخص المعني في ولاءاته.

الشخص المعني.

شخص يعمل حاليًا عضواً في مجلس الأمناء، أو مسؤولاً، أو تنفيذياً، أو موظفاً رئيسياً في مؤسسة ويكيميديا، أو خدَم في مثل هذا الدور في مرحلة ما خلال الاثني عشر شهرًا السابقة. يُستخدم مصطلح "الموظف الرئيسي" هنا وفقًا لتعريفه في نموذج الإيرادات الداخلية للولايات المتحدة 990.

الإجراءات المشمولة

إجراء، اتفاق، أو ترتيب بين:

• المؤسسة والشخص المعني؛
• المؤسسة والجهة ذات العلاقة؛ أو
• الشخص المعني وجهة أخرى، إذا كان من المتوقع بشكل معقول أن يكون للإجراء أو المعاملة تأثيراً سلبياً جوهرياً على المؤسسة.

من الأمثلة على الإجراءات المشمولة: اتفاقيات التوظيف، اتفاقيات المنح المالية، العقود أو الدفع مقابل خدمات، اتفاقيات ترخيص العلامة التجارية، اتفاقيات الجهات الشقيقة. لا يعتبر التعويض عن نفقات أداء خدمات لأعمال المؤسسة إجراءً مشمولاً، ولكنه يخضع لموافقات وإجراءات سداد المصروفات المعيارية للمؤسسة.

الشخص المهتم.

الشخص المعني الذي تؤدي اهتماماته وولاءاته الخارجية، بما في ذلك ما ينتج عن علاقة مهمة، إلى تضارب فعلي أو محتمل في المصالح يكون موضوع النزاع في موقف معين.

جهة ذات صلة.

شخص أو جهة يرتبط معه\معها شخص مشمول بعلاقة مهمة.

علاقة مهمة

تنشأ العلاقة المهمة من:

• علاقة عائلية وثيقة، كزوج، أو والد، أو شقيق، أو طفل، أو ابن الزوج، أو الجد، أو الحفيد، أو ابن الحفيد، أو الصهر، أو القرناء؛
• مصلحة مالية جوهرية، مثل حصة في ملكية إجمالية تزيد عن 10٪ في كيان ما؛ أو
• دور مسؤول أو إداري أو وصي، أو شريك، أو موظف.

تعريف تضارب المصالح

تتمثل الخطوة الأولى في معالجة تضارب المصالح في تحديد الحالات التي يوجد فيها تعارض أو حيث قد يكون هناك تعارض. يجب أن تحدد هذه الخطوة الخطأ في جانب الإدماج المفرط لضمان تحديد جميع تضاربات المصالح.

استطلاع

In order to assist the Foundation in identifying potential Conflicts of interest, each Covered Person shall complete a Conflict of Interest Questionnaire provided by the Foundation once per year, and shall update their Questionnaire as necessary to reflect changes during the course of the year. Questionnaires shall be submitted to the Foundation's legal counsel who shall be responsible for their custody. Completed Questionnaires shall be available for inspection by any Trustee, the Chief Executive Officer, and the Chief Financial Officer, and they may be reviewed by the Foundation’s legal counsel.

Disclosure

As soon as a Covered Person becomes aware of a proposed Covered Transaction or any other potential Conflict of Interest, they have a duty to disclose its existence and circumstances in writing to the Board of Trustees, Chief Executive Officer, and General Counsel. A Covered Person must report all potential Conflicts of Interest that they become aware of, even if they are not an Interested Person. Where there is doubt regarding whether a situation involves an actual or potential conflict of interest that requires disclosure, the matter must be resolved by the Chair of the Board of Trustees (or the Vice Chair(s) if the Chair is an Interested Person).

Assessing Conflicts of Interest

After a potential Conflict of Interest is reported to the Board of Trustees, the Board must gather information and determine whether there is an actual Conflict of Interest. The Board may designate a subcommittee to gather evidence and make recommendations, but the final determination must be made by the full Board.

Recusal of Interested Persons

Interested Persons must make themselves available to the Board of Trustees to answer questions and provide information, to the extent permitted by law, relevant to the potential Conflict of Interest. Interested Persons must otherwise recuse themselves from any discussions regarding the Conflict of Interest. Interested Persons may not observe, be present for, or participate in any Board or committee discussions regarding the Conflict of Interest, except as needed to answer questions. Interested Persons must refrain from using their personal influence to encourage the Board to reach any particular conclusion. These obligations continue to apply to Interested Persons throughout the Board’s assessment, review, and approval of the potential Conflict of Interest.

Board Determination

The Board of Trustees, without the involvement or participation of any Interested Persons, shall review the evidence and determine whether a Conflict of Interest exists. In making its determination, the Board should consider whether:

• a Covered Person or a Related Party would receive a benefit (financial or otherwise) from the proposed Covered Transaction;
• a Covered Person would be in two conflicting roles; or
• a proposed Covered Transaction might be perceived to be a conflict of interest by parties outside the Foundation.

The discussion shall be documented in Board minutes, and the determination shall be documented as a Board resolution. A majority vote is required for the Board to determine that there is no Conflict of Interest. If the Board determines that there is no Conflict of Interest, then the Conflict of Interest review process concludes and any affected transactions may proceed as usual.

معالجة تضارب المصالح

بعد تحديد وجود تضارب في المصالح ، يجب على مجلس الأمناء أن يقرر ما إذا كان سيوافق على أي إجراءات مشمولة مقترحة. يجب على مجلس الأمناء أيضًا معالجة أي انتهاكات لهذه السياسة.

موافقة المجلس

يجوز لمجلس الأمناء الموافقة على إجراء مشمول بأغلبية الأصوات. من أجل الموافقة على إجراء مشمول، يجب على مجلس الأمناء أن يَخلُص إلى ما يلي:

• أنه على دراية بجميع الحقائق الجوهرية المتعلقة بالإجراء المشمول وجميع مصالح الأشخاص المهتمين بالإجراء؛
• لا يُعتبر الإجراء المشمول عملاً من أعمال التعامل الذاتي أو غير مسموح بها قانونًا؛
• أن يكون الإجراء المشمول سيفيد المؤسسة وأن يكون من أفضل مصالحها؛
• التكلفة على المؤسسة عادلة ومعقولة، بناءً على بيانات السوق القابلة للمقارنة؛
• it is not reasonably possible for the Foundation to enter into a more advantageous arrangement to achieve the same benefit that would not produce a Conflict of Interest; and
• the Covered Transaction does not involve the Foundation hiring as an employee or contractor an individual who had been a Wikimedia Foundation Trustee within the preceding 6 months.

The Board may consult legal counsel and other outside advisors as part of its determination. The Board’s discussion and the basis for its approval shall be documented in Board minutes, and the Board’s approval shall be documented as a Board resolution.

Policy Violations

In the course of fulfilling its duties under this policy, the Board of Trustees (or one of its committees) may learn of information that gives it reasonable cause to believe that a Covered Person has failed to disclose an actual or potential Conflict of Interest, or otherwise violated this policy. In such circumstances, the Board shall inform the Covered Person of the basis of its belief and provide an opportunity for the Covered Person to explain the alleged violations. The Board shall investigate further as warranted by the circumstances, determine whether there was a violation of this policy, and take appropriate disciplinary and corrective action.

Policy Administration

This policy shall be administered by the Board of Trustees. The Board is responsible for the following:

• receiving disclosures of proposed Covered Transactions;
• reviewing proposed Covered Transactions to determine whether they meet the criteria for approval;
• maintaining documentation as may be necessary and appropriate to document its review of Covered Transactions, including meeting minutes, resolutions, and pledges of personal commitment; and
• reviewing the operation of this policy and making changes from time to time as may be appropriate.

Acknowledgement

Each Covered Person shall be required to acknowledge that they have read this policy and are in compliance with it. They shall be required to sign the pledge of personal commitment and fill out a conflict of interest questionnaire when they accept the role that makes them subject to this policy. They shall be required to update and renew these written commitments at least once per year.