Pengantar

Latar belakang

Pada Juni 2021, Penasihat Hukum Yayasan Wikimedia berkomitmen untuk memperbarui kebijakan mengenai konflik kepentingan Yayasan Wikimedia. Versi kebijakan pada saat ini dapat dibaca di Foundation Wiki. Kebijakan ini mengatur langkah-langkah apabila seorang anggota Dewan Pengawas atau pimpinan staf memiliki kepentingan di luar Yayasan Wikimedia yang berkonflik dengan tugas mereka di dalam Yayasan. Kebijakan ini tidak mengatur mengenai konflik kepentingan dalam penyuntingan pada proyek Wikimedia, baik berbayar maupun tidak; hal ini diatur oleh kebijakan lainnya.

Rancangan pembaruan terhadap kebijakan ini dirancang berdasarkan model pengaturan konflik kepentingan, praktek terbaik dalam menangani konflik kepentingan, nasihat dari pakar hukum luar dalam bidang tata kelola organisasi nirlaba, dan pertimbangan yang diberikan dalam diskusi komunitas mengenai konflik kepentingan pada awal tahun ini.

Ringkasan perubahan

Beberapa bagian dari kebijakan mengenai konflik kepentingan yang sudah ada ditulis dan diatur ulang dalam pembaruan ini. Tujuan perubahan ini adalah untuk menambahkan rincian dan menjelaskan kapan kebijakan ini berlaku dan prosedur apa yang perlu dituruti. Perubahan kunci yang berlaku:

Memperluas penerapan kebijakan ini agar meliputi hubungan transaksional yang melibatkan mantan anggota Dewan Pengawas dan staf eksekutif selama 12 bulan setelah melepaskan jabatan mereka
Melarang Dewan Pengawas untuk menyetujui langkah yang berhubungan dengan mempekerjakan anggota Dewan sebagai staf atau kontraktor selama 6 bulan setelah melepaskan jabatan anggota Dewan
Menambahkan bagian "Mengukur Konflik Kepentingan" agar Dewan Pengawas dapat secara jelas menentukan apakah telah terjadi sebuah konflik kepentingan.

Umpan balik yang diminta

Tujuan dari periode penghimpunan pendapat ini adalah untuk menjawab pertayaan berikut:

Apakah ada bagian dari rancangan kebijakan ini yang kabur?

Apakah bahasa yang digunakan membingungkan?
Apakah prosedur yang diatur oleh kebijakan ini membingungkan?

Apakah ada celah tertentu dalam kebijakan ini?

Situasi konflik kepentingan macam apa yang menurut Anda perlu diberikan perhatian khusus?
Apakah kebijakan ini sudah dapat menanggulangi situasi tersebut?

Langkah selanjutnya

Periode penghimpunan umpan balik ini akan berlangsung sampai 22 November 2021.

Selepas berakhir, perubahan yang diusulkan oleh komunitas akan ditinjau oleh tim hukum Yayasan Wikimedia dan Komite Tata Kelola Dewan Pengawas.

Selepas rancangan ini ditinjau oleh Komite Tata Kelola, Dewan Pengawas akan menentukan sikap untuk mengesahkannya secara resmi.

Garis waktu untuk langkah ini tergantung pada jadwal dan tanggungjawab lain dari anggota Dewan Pengawas dan Komite Tata Kelola. Kami berupaya untuk menyelesaikannya sebelum akhir Maret 2022.

Rancangan kebijakan

Tujuan

Wikimedia Foundation adalah organisasi bertujuan amal yang bekerja untuk melayani masyarakat dengan mewujudkan misi membebaskan pengetahuan. Pimpinan WMF memiliki tugas untuk menjalankan urusan Yayasan dengan cara yang sesuai dengan misi tersebut, dan tidak untuk memajukan kepentingan pribadi mereka atau kepentingan pihak ketiga mana pun. Kebijakan ini dimaksudkan untuk memberikan panduan untuk membantu anggota Dewan Pengawas, pegawai, staf eksekutif, dan pejabat kunci Wikimedia Foundation dalam mengidentifikasi kejadian-kejadian di mana mereka mungkin memiliki kepentingan pribadi yang dapat membuat kewajiban mereka untuk melayani kepentingan kepada Yayasan terbagi, dan untuk menentukan prosedur untuk mengevaluasi dan menangani setiap konflik kepentingan tersebut jika muncul.

Pengertian umum

Konflik Kepentingan.

Sebuah konflik kepentingan terjadi apabila:

kepentingan luar dari suatu Pihak yang Berkepentingan bercanggah dengan kepentingan WMF;
WMF mengadakan Hubungan Transaksional dengan Pihak yang Berkepentingan atau Pihak Terkait; atau
seorang Pihak yang Berkepentingan memiliki kesetiaan yang terbagi.

Pihak yang Berkepentingan.

Seseorang yang sedang menjabat sebagai anggota Dewan Pengawas, pegawai, eksekutif, atau pejabat kunci Wikimedia Foundation, atau pernah menjabat jabatan tersebut dalam 12 bulan terakhir. "Pejabat kunci" yang dimaksud di sini selaras dengan definisi pada the US Internal Revenue Service Form 990.

Hubungan Transaksional yang Diatur.

Transaksi, persetujuan, atau pengaturan kesepakatan antara:

WMF dengan Pihak yang Berkepentingan;
WMF dengan Pihak Terkait; atau
Pihak yang Berkepentingan dengan pihak lain, jika hubungan transaksional tersebut patut diperkirakan memiliki dampak yang merugikan WMF secara materil.

Contoh Hubungan Transaksional yang Diatur adalah perjanjian kerja, perjanjian hibah, kontrak atau pembayaran jasa, perjanjian lisensi hak merek, dan persetujuan kemitraan. Penggantian untuk uang yang keluar bagi pengeluaran yang munasabah untuk kepentingan WMF tidak termasuk ke dalam definisi ini, namun tunduk kepada prosedur dan persetujuan standar untuk pembayaran penggantian uang WMF.

Perseorangan yang Berkepentingan.

Seorang Pihak yang Berkepentingan yang kepentingan dan kesetiaan luarnya, termasuk oleh karena Hubungan Istimewa, menimbulkan Konflik Kepentingan yang konkret atau potensial dan menjadi masalah dalam suatu situasi tertentu.

Pihak Terkait.

Orang perseorangan atau entitas yang memiliki Hubungan Istimewa dengan Pihak yang Berkepentingan.

Hubungan Istimewa.

A significant relationship arises from:

a close familial relationship, including as a spouse, parent, sibling, child, stepchild, grandparent, grandchild, great-grandchild, in-law, or domestic partner;
a material financial interest, such as an aggregate ownership stake of more than 10% in an entity; or
a role as an officer, director, Trustee, partner, or employee.

Mengidentifikasi Konflik Kepentingan

The first step in addressing Conflicts of Interest is to identify instances where there is a conflict or where there may be a conflict. This step should err on the side of over-inclusion in order to ensure that all conflicts of interest are identified.

Formulir Pertanyaan

In order to assist the Foundation in identifying potential Conflicts of interest, each Covered Person shall complete a Conflict of Interest Questionnaire provided by the Foundation once per year, and shall update their Questionnaire as necessary to reflect changes during the course of the year. Questionnaires shall be submitted to the Foundation's legal counsel who shall be responsible for their custody. Completed Questionnaires shall be available for inspection by any Trustee, the Chief Executive Officer, and the Chief Financial Officer, and they may be reviewed by the Foundation’s legal counsel.

Pengungkapan

As soon as a Covered Person becomes aware of a proposed Covered Transaction or any other potential Conflict of Interest, they have a duty to disclose its existence and circumstances in writing to the Board of Trustees, Chief Executive Officer, and General Counsel. A Covered Person must report all potential Conflicts of Interest that they become aware of, even if they are not an Interested Person. Where there is doubt regarding whether a situation involves an actual or potential conflict of interest that requires disclosure, the matter must be resolved by the Chair of the Board of Trustees (or the Vice Chair(s) if the Chair is an Interested Person).

Mengukur Konflik Kepentingan

After a potential Conflict of Interest is reported to the Board of Trustees, the Board must gather information and determine whether there is an actual Conflict of Interest. The Board may designate a subcommittee to gather evidence and make recommendations, but the final determination must be made by the full Board.

Ketidakterlibatan Pihak yang Berkepentingan

Interested Persons must make themselves available to the Board of Trustees to answer questions and provide information, to the extent permitted by law, relevant to the potential Conflict of Interest. Interested Persons must otherwise recuse themselves from any discussions regarding the Conflict of Interest. Interested Persons may not observe, be present for, or participate in any Board or committee discussions regarding the Conflict of Interest, except as needed to answer questions. Interested Persons must refrain from using their personal influence to encourage the Board to reach any particular conclusion. These obligations continue to apply to Interested Persons throughout the Board’s assessment, review, and approval of the potential Conflict of Interest.

Penentuan oleh Dewan Pengawas

The Board of Trustees, without the involvement or participation of any Interested Persons, shall review the evidence and determine whether a Conflict of Interest exists. In making its determination, the Board should consider whether:

a Covered Person or a Related Party would receive a benefit (financial or otherwise) from the proposed Covered Transaction;
a Covered Person would be in two conflicting roles; or
a proposed Covered Transaction might be perceived to be a conflict of interest by parties outside the Foundation.

The discussion shall be documented in Board minutes, and the determination shall be documented as a Board resolution. A majority vote is required for the Board to determine that there is no Conflict of Interest. If the Board determines that there is no Conflict of Interest, then the Conflict of Interest review process concludes and any affected transactions may proceed as usual.

Mengatasi Konflik Kepentingan

After determining that a Conflict of Interest exists, the Board of Trustees must decide whether to approve any proposed Covered Transactions. The Board must also address any violations of this policy.

Persetujuan dari Dewan Pengawas

The Board of Trustees may approve a Covered Transaction by majority vote. In order to approve a Covered Transaction, the Board must conclude that:

it is aware of all material facts concerning the Covered Transaction and all Interested Persons’ interests in the Transaction;
the Covered Transaction is not an act of self-dealing or otherwise legally impermissible;
the Covered Transaction would benefit the Foundation and is in the Foundation’s best interests;
the cost to the Foundation is fair and reasonable, based on comparable market data;
it is not reasonably possible for the Foundation to enter into a more advantageous arrangement to achieve the same benefit that would not produce a Conflict of Interest; and
the Covered Transaction does not involve the Foundation hiring as an employee or contractor an individual who had been a Wikimedia Foundation Trustee within the preceding 6 months.

The Board may consult legal counsel and other outside advisors as part of its determination. The Board’s discussion and the basis for its approval shall be documented in Board minutes, and the Board’s approval shall be documented as a Board resolution.

Pelanggaran terhadap Kebijakan Ini

In the course of fulfilling its duties under this policy, the Board of Trustees (or one of its committees) may learn of information that gives it reasonable cause to believe that a Covered Person has failed to disclose an actual or potential Conflict of Interest, or otherwise violated this policy. In such circumstances, the Board shall inform the Covered Person of the basis of its belief and provide an opportunity for the Covered Person to explain the alleged violations. The Board shall investigate further as warranted by the circumstances, determine whether there was a violation of this policy, and take appropriate disciplinary and corrective action.

Tata Kelola Kebijakan

This policy shall be administered by the Board of Trustees. The Board is responsible for the following:

receiving disclosures of proposed Covered Transactions;
reviewing proposed Covered Transactions to determine whether they meet the criteria for approval;
maintaining documentation as may be necessary and appropriate to document its review of Covered Transactions, including meeting minutes, resolutions, and pledges of personal commitment; and
reviewing the operation of this policy and making changes from time to time as may be appropriate.

Pengakuan

Each Covered Person shall be required to acknowledge that they have read this policy and are in compliance with it. They shall be required to sign the pledge of personal commitment and fill out a conflict of interest questionnaire when they accept the role that makes them subject to this policy. They shall be required to update and renew these written commitments at least once per year.